Trong một buổi định hướng chia sẻ với sinh viên về "làm thế nào để học tập
hiệu quả", tôi nhận được một số câu hỏi về chuyện "làm sao sắp xếp thời gian để
vừa đi học, đi làm thêm, và vừa bổ sung kiến thức?"
Để làm được những điều này cũng không phải là khó, chỉ cần bạn biết quản
lý các việc và thời gian của mình. Tuy nhiên, làm sao để quản lý công việc và
thời gian một cách hiệu quả nhất?
Hiện tại, phần lớn sinh viên chúng ta đều có thói quen làm việc hay học tập
theo bản năng, tức là thích thì học, học không có tổ chức, không có kế hoạch,
và đặc biệt không có mục tiêu. Việc này làm lãng phí rất nhiều thời gian và
công sức của bản thân mà hiệu quả lại không cao.
Dưới đây tôi xin chia sẻ về một phương pháp hỗ trợ cho việc quản lý công
việc là Bảng Kanban.
Bảng Kanban là gì?
Kanban, tiếng Nhật có nghĩa là "bảng hiệu",
được xây dựng bởi Taiichi Ohno - một kỹ sư của Toyota. Kanban bắt nguồn là một
hệ thống sắp xếp công việc trực quan nằm tăng hiệu suất trong xưởng sản xuất
công nghiệp. Nhờ bảng Kanban, các công việc trong mỗi quy trình được thể hiện
rõ ràng cho tất cả các nhân công và kỹ sư. Từ đó, mỗi người nắm rõ công việc của
mình ở quá khứ, hiện tại và tương lai.
Tuyệt vời là, Kanban không chỉ có tác dụng trong
xưởng công nghiệp. Hàng ngàn người trên khắp thế giới đang sử dụng bảng Kanban
mỗi ngày để quản lý công việc của mình hiệu quả. Bạn cũng hoàn toàn có thể áp dụng
Kanban ngay hôm nay để săp xếp công việc dễ dàng hơn.
Bảng Kanban là phương pháp trực quan để
quản lý công việc cá nhân hoặc doanh nghiệp một cách hiệu quả. Kanban giúp bạn
sắp xếp công việc khoa học, tránh đa nhiệm, trì hoãn:
Dưới đây là một bảng Kanban dành cho Bin & Hà ngày chủ
nhật khi mẹ vắng nhà
Hình 1:
Bảng Kanban của Pin & Hà
"Trước
khi đi làm mẹ gọi Pin & Hà đến để trao đổi các việc cần làm trong ngày. Sau
trao đổi thống nhất được các đầu việc: Mẹ & Pin & Hà lấy sticky-note
viết vào các đầu việc cần làm và dán vào mục VIỆC CẦN LÀM.
Theo
trình tự các đầu việc đã thống nhất, mỗi lần PIN hay Hà nhận việc sẽ tự ghi tên
của mình lại dưới sticky-note và chuyển từ mục việc cần làm sang mục ĐANG LÀM.
Kết
thúc mỗi việc, thì chuyển từ mục đang làm sang mục ĐÃ HOÀN THÀNH
Chiều
về đến nhà, mẹ nhìn trên bảng sẽ thấy được các đầu việc mà Pin & Hà đã hoàn
thành"
Nói một cách đơn giản, Kanban là một bảng
quản lý toàn bộ quy trình làm việc của bạn. Một bảng Kanban cá nhân bao gồm 3
cột rõ ràng: To Do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Đã hoàn thành). Mỗi cột như vậy lại bao gồm nhiều công việc. Mỗi công việc
được viết trên một thẻ và được xếp theo tình trạng công việc đó (như hình
dưới).
Bảng Kanban đơn giản, trực quan bởi chỉ cần
liếc mắt một cái là bạn biết công việc cần làm là gì, cái nào trước cái nào
sau, và ưu tiên hiện tại thế nào. Chính sự đơn giản và dễ nhìn này tạo nên sự
đơn giản hoá cho bộ não về lộ trình tới mục tiêu của bạn.
Cách sử dụng bảng Kanban
Mới đầu khi áp dụng có lẽ chúng ta sẽ thấy nó không đem lại được hiệu quả
một phần do chúng ta chưa biết cách bẻ nhỏ việc hoặc chúng ta chưa có mục tiêu
và kế hoạch hành động.
Vậy trước khi áp dụng bảng Kanban chúng ta cần làm những việc sau:
1. Lên mục tiêu học tập và làm việc
Kanban sử dụng tốt cho những loại "mục
tiêu kết quả", thay vì "mục tiêu thói quen"
Tức là nếu mục tiêu của bạn là "uống 2
lít nước mỗi ngày" hoặc "tập thể dục hằng tuần", bạn nên sử dụng
một phương pháp khác. Nhưng nếu bạn muốn "vẽ một mind map tổng kết kiến
thức bạn biết về Lập trình Java", hoặc "xây dựng một hệ sinh thái trên
github cá nhân" thì Kanban sẽ rất tốt cho bạn.
Lưu ý mục tiêu này bạn có thể đặt ngắn hạn thôi, ví dụ: Trong học kỳ
Spring này tôi cần phải đạt được điểm 9 cho môn Java 1
2. Viết ra những việc cần làm để đạt được mục tiêu
Sau khi có mục tiêu bạn cần phải xác định các đầu việc lớn cần làm. Bước này còn được gọi là
brainstorm. Bạn không cần nghĩ nhiều về việc nó có cần thiết không. Có làm được
liền không. Có cần chia nhỏ hơn không. Những cái đó đều không quan trọng.
Đơn
giản là cứ viết và viết. Tất cả những công việc bạn nhớ ra là mình cần hoặc
đang thực hiện để đạt được mục tiêu. Hãy cứ viết hết xuống.
Ví dụ các việc cần làm để đạt được 9 điểm môn Java 1
- Mỗi ngày dành ít nhất 3h luyện tập cho các ngày t2, 3, 4, 5, 6 và chủ nhật
- Xác định các kiến thức cần nắm được trong Java 1 (xem syllabus môn học, nhờ thầy cô liệt kê các kiến thức cần đạt được)
- Lên kế hoạch học tập cho từng kiến thức một (đọc bài đọc, làm bài tập, tài liệu đọc thêm)
- …
3. Chọn lọc và sắp xếp công việc vào các cột
Mỗi một tuần bỏ ra 30 phút – 45 phút vào cuối ngày chủ nhật để:
- Đưa vào những việc cần làm vào mục TODO cho cả tuần tới
- Rà soát lại các việc đã làm trong tuần đó?
- Nhìn nhận lại những việc mình chưa làm được trong tuần đó, cố gắng tìm nguyên nhân, cách khắc phục
Các công cụ thường dùng khi tạo bảng Kanban
1. Tạo bảng Kanban sử dụng sticky-note và bảng cố định
Ở mỗi góc học tập/hoặc một nơi nào đó dễ chú ý nhất trong nhà: Tạo một bảng
Kanban với sticky-note và bảng cố định, phương
pháp này rất hiệu quả vì mình có thể trực quan nhìn thấy các việc mình cần làm,
đang làm và hoàn thành được.
2. Sử dụng trello
Nếu bạn thích dùng máy tính, và chịu khó học cách sử dụng phần mềm mới,
hãy thử Trello.
Trello được thiết kế theo phương pháp Kanban - quản lý công việc bằng bảng và
các thẻ nhiệm vụ.
Hơn thế nữa, Trello có thêm nhiều tính năng khác, như đặt deadline, giao
nhiệm vụ cho cá nhân, tạo checklist, v.v... Nếu công việc của bạn phức tạp và
chồng chất, Trello sẽ giúp bạn quản lý được tất cả.
Hình 2: Bảng
Kanban của nhóm làm dự án Đặt lịch cắt tóc
Đăng nhận xét